Privacy- en Cookie statement

Deze privacy en Cookie verklaring is opgesteld op 2 februari 2024 in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die per 25-5-2018 van kracht is.

Green Roots Consultancy & Coaching (hierna te noemen Green Roots) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:

Green Roots Consultancy & Coaching

Meterikseweg 108

5961 CZ Horst

www.green-roots.nl

John Schoeber is de Functionaris Gegevensbescherming van Green Roots, bereikbaar via

contact@green-roots.nl

1. Uitgangspunten

Green Roots neemt uw privacy zeer serieus. We hechten daarbij aan de volgende uitgangspunten:

• We vragen u alleen om persoonlijke gegevens indien deze noodzakelijk zijn voor het

uitvoeren van onze diensten en/of indien dit van overheidswege wettelijk verplicht is.

• We slaan gegevens alleen op voor de duur dat dit noodzakelijk is.

• We bieden volledige transparantie over hoe we gegevens verzamelen, hoe we ze gebruiken en (indien van toepassing) delen met andere partijen.

2. Persoonsgegevens die wij verwerken

Green Roots verwerkt uw persoonsgegevens als u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die verwerkt worden:

• Uw voor- en achternaam

• Adresgegevens

• Telefoonnummer

• E-mailadres

• Overige persoonsgegevens die actief verstrekt worden in bijvoorbeeld correspondentie

Bij intakes, trainingen, workshops, begeleidingen van teams, individuele coachtrajecten worden tevens de volgende gegevens verwerkt:

• De organisatie waarvoor u werkt en eventuele functie.

• Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt per mail of in telefonische correspondentie, indien deze van belang zijn voor het leveren van de dienst aan u.

• Resultaten van vragen uit intakeformulieren, vragenlijsten of voorbereidings- of

huiswerkopdrachten.

• Verslaglegging van coachtrajecten, teamsessies, workshops of trainingen.

3. Doel en legale grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens

Green Roots verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Het kunnen voorbereiden van coaching en training (grondslag: toestemming).

• Het achteraf kunnen toesturen van trainingsmateriaal of andere relevante informatie (grondslag: toestemming).

• Om contact met u op te nemen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen

voeren (grondslag: toestemming).

• Het afhandelen van betalingen (grondslag: wettelijke verplichting).

• U te informeren over nieuwe producten en/of het wijzigingen van onze diensten en

producten (grondslag: toestemming).

• Voor de belastingaangifte (grondslag: wettelijke verplichting).

4. Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die Green Roots verwerkt

Green Roots maakt bij coachtrajecten, trainingen of workshops soms gebruik van een intakeformulier en/of een intakegesprek om een beter beeld te krijgen van de achtergrond van een cliënt/deelnemer en goed af te kunnen stemmen op diens vraagstuk.

Daarnaast maakt Green Roots na een activiteit aantekeningen om eventuele volgende sessies voor te kunnen bereiden. In het intakeformulier (telefonisch of schriftelijk) of de verslaglegging van een activiteit worden uitsluitend bijzondere gegevens verwerkt als u deze actief verstrekt en het van belang is om deze gegevens te verwerken voor het leveren van de dienst aan u. Dit betreft bijvoorbeeld gegevens over uw huidige situatie (bijvoorbeeld uw werkgever), leerdoelen en het vraagstuk waarvoor u in coaching komt of een training/workshop wil volgen. Bijzondere persoonsgegevens worden bij coachtrajecten alleen opgeslagen indien dit relevant is voor uw hulp- of leervraag. Dit betreft mogelijk informatie over uw gezondheid, gezinssamenstelling, ras, gegevens m.b.t. seksuele gerichtheid en psychische klachten.

5. Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Green Roots bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens: Als u klant bent of bent geweest, bewaren wij facturen en klantgegevens 7 jaar voor de Belastingdienst. Andere gegevens blijven bewaard zolang u op de maillijst staat. Zodra u zich voor de maillijst afmeldt, worden binnen 4 weken uw gegevens gewist.

6. Delen van persoonsgegevens met derden

Green Roots verkoopt uw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht (bijvoorbeeld de accountant die factuurgegevens verwerkt), sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Indien nodig voor de uitvoering van een training, workshop of teamsessie deelt Green Roots intakeformulieren en/of resultaten van andere testen met trainers die betrokken zijn in de uitvoering van de training, workshop of teamsessie waaraan u deelneemt. Met deze trainers sluit Green Roots een verwerkersovereenkomst zodat zij deze gegevens direct na de training zullen vernietigen en deze gegevens met eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid zullen behandelen. Green Roots blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

7. Cookies, of vergelijkbare technieken, die gebruikt worden

Green Roots gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen we hiermee de website optimaliseren. U kunt u afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen. Zie voor een toelichting: https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/hoe-beheer-ik-cookies-op-mijn-computer/

8. Bescherming van uw persoonsgegevens

Green Roots neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. De website van Green Roots maakt gebruik van een betrouwbaar SSL-certificaat. Als u het idee hebt dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op met ons of mail naar mailadres.

9. Wijzigen van de privacyverklaring

Er kan soms iets wijzigen in de persoonsgegevens die wij verwerken of in de toepasselijke

regelgeving. Green Roots kan in dat geval de inhoud van deze privacyverklaring aanpassen zonder dat u daarvan van tevoren op de hoogte wordt gesteld. Het doorvoeren van de wijziging op de website is daarvoor afdoende. Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast in februari 2024.